Vous songez à un nouvel espace de bureau ? Étapes importantes à suivre

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous envisagez peut-être de déménager dans un nouvel espace de bureau. Peut-être êtes-vous sorti de votre espace actuel ou avez-vous vu un nouvel espace qui, selon vous, répond mieux à vos besoins. Il peut être excitant de bouger, mais cela peut aussi être difficile. Voici quelques étapes que vous devez suivre.

Commencez à planifier tôt

Lorsqu’il s’agit de déménager dans de nouveaux bureaux, le processus peut être assez long. Vous souhaiterez probablement comparer un certain nombre d’emplacements avant de prendre une décision. Si possible, vous voudrez commencer à penser à un nouvel espace au moins six mois avant de devoir déménager. Ceci est important si vous voulez vous assurer que l’espace de bureau dans lequel vous déménagez est le mieux adapté à votre entreprise.

Rechercher de nouveaux emplacements le plus tôt possible vous donne suffisamment de temps pour louer le bon espace et vous préparer correctement au déménagement. C’est une décision importante, et vous ne voulez pas être pressé d’en prendre une que vous pourriez regretter. Si vous recherchez un espace de bureau à Phoenix, il existe d’excellentes options, telles que des espaces de travail de coworking design situés au cœur du quartier central des affaires.

Impliquez vos employés

Si vos employés sont impliqués dès le départ, ils sont plus susceptibles d’appuyer le déménagement. Vous ne voulez pas qu’ils soient stressés et qu’ils se bousculent à la dernière minute pour faire leurs valises. Vous pourriez demander à chaque département d’élire quelqu’un pour mettre en place une équipe de déménagement et élire un responsable du déménagement pour coordonner les équipes. Les équipes pourraient être tenues au courant de tous les développements et donner leur avis en cas de problème.

Si vous voulez garder vos équipes heureuses, vous devez vous assurer que l’espace de travail que vous sélectionnez correspond à leurs besoins. La relocalisation vous offre une excellente occasion de repartir à zéro et de surmonter les limites de votre lieu de travail actuel. Pouvez-vous déployer un plan d’étage ouvert? Avez-vous besoin de salles calmes où les gens peuvent faire des vidéoconférences, d’espaces de travail dédiés, d’espaces de sous-commission et de salles de réunion supplémentaires ?

Calculez l’espace dont vous avez besoin

Choisir un espace de bureau qui vous convient parfaitement maintenant ne vous laissera peut-être pas assez de place pour grandir. Un déménagement peut coûter cher, et si vous continuez à déménager au fur et à mesure que votre entreprise grandit, cela peut être très perturbateur. Il est difficile d’estimer à quelle vitesse vous allez grandir. Les bureaux partagés ou les espaces de coworking offrent une solution plus flexible. Vous n’avez pas à vous engager dans un bail à long terme comme vous devez généralement le faire lorsque vous louez un espace de bureau traditionnel.

Maintenant que tant d’employés travaillent à distance, la mise en place d’un horaire de travail à distance pourrait réduire considérablement l’espace de bureau dont vous avez besoin. Si vous décidez de mettre en place un horaire de travail hybride, vous aurez toujours besoin d’un espace de bureau et vous devrez décider comment le configurer pour offrir plus de flexibilité.

Gardez une liste de contrôle

Lorsque vous visitez différents emplacements, il peut être difficile de suivre tous les détails et de vous assurer que vous disposez des informations les plus précises sur chaque propriété. Par exemple, le prix inclut-il l’utilisation des espaces communs du bâtiment comme les toilettes et les couloirs ou s’agit-il uniquement de l’espace de bureau ? Les services publics sont-ils inclus dans le prix ? S’il y a un problème, y a-t-il un gestionnaire immobilier sur place qui s’en occupera ?

Vous ne pouvez comparer les prix des loyers que si vous savez parfaitement ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. Il y a littéralement des centaines de facteurs dont vous devrez tenir compte lors du choix d’un espace de bureau, et une liste de contrôle détaillée peut vous aider à les suivre tous. Chaque espace de bureau aura des caractéristiques différentes, vous devez donc décider lesquelles sont les plus importantes pour votre entreprise.

Que faire une fois que vous avez trouvé l’espace de bureau idéal

Une fois que vous avez trouvé le bon espace de bureau, il est important de lire attentivement votre contrat de location avant de le signer. N’ignorez pas les termes inconnus ou vous pourriez finir par accepter quelque chose qui ne vous convient pas. Il peut être utile de faire examiner le contrat de location par un avocat avant de le signer.

Vous devrez calculer les coûts de déménagement. L’embauche de déménageurs locaux est généralement préférable car ils connaissent la région. Organisez des détails comme la date du déménagement et combien de temps cela prendra. Vous voulez vous assurer que l’interruption de vos activités commerciales est la plus courte possible. Vous devrez informer toutes les parties concernées bien à l’avance que vous déménagez – clients, fournisseurs, nettoyeurs, etc.